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会社の届出印(実印)を変更する手続き

 会社の届出印を結構使ってきたため、ハンコのふちの部分がかなり欠けてきてしまい、届出印の印影との照合ができるのか心配なレベルになってきてしまった、あるいは、ハンコ自体をなくしてしまった、という場合、会社の代表者が改印という手続きを踏むことで、会社の届出印、いわゆる会社の実印を変更することができます。


 代表者の変更や、増員の場合等にも印鑑届出は必要ですが、今回は、特にハンコ自体を新しいものに変えたいときの手続きについてご紹介します。


 なお、執筆時現在(2022年4月時点)、会社の印鑑届出は義務ではありませんが、多くの会社は届け出ていますし、電子認証が完全に浸透するにはまだ時間がかかると思われます。会社・法人として相手方のある取引活動を行う以上、会社の印鑑の届出が必要とされる状況は今後もしばらくは続くでしょう。



届出印を新しくしたい場合

 天然木等で作られたハンコは、長期間、何度も使っていれば、周りから欠けてきて、そのうちにほとんどハンコの円周部分がないような状態になったり、文字の部分も欠けてきたり、ということがあり得ます。会社の実印の場合、会社設立の際等に実印の印影を届け出ているので、法務局に届けてある印影との齟齬が出てきてしまうと、登記の際に印影の照合をすることできず、最悪の場合、登記申請が認められないという事態も起こり得ます。

 そのため、欠けてきてしまった会社の実印は、いずれ変更の手続き(改印手続)をする必要があります。

 その際には、新しいハンコを作成・購入するなどして用意する必要があります。従前と同じものを作る必要はありませんが、サイズが決められていますので(辺の長さが1㎝を超え、3㎝以内の正方形の中に収まるもの)、作成の際は注意しましょう。

 改印の手続きは、印鑑(改印)届書を用いて、会社・法人の管轄法務局で申請をします。印鑑(改印)届書は、法務局に備え付けがありますし、インターネット上からもダウンロードすることが可能です。改印の届出には、代表者個人の実印と印鑑東独証明書(期限3か月以内)も必要となります。

 このとき、印鑑カードは従前から使用しているものを引き継ぐ(引き続き使用続ける)ことが原則です。

 印鑑のみをなくしてしまい、印鑑カードは手元にある、という場合もこの手続きになります。なお、印鑑をなくしたときは、取得者に使用されてしまう可能性がゼロではないため、改印手続は早めに行うことをおすすめします。


★必要な届出書類★

印鑑・印鑑カード廃止届書 + 印鑑(改印)届書 + 印鑑カード交付申請書


届出印と印鑑カードの両方を新しくしたい場合

 もし、改印と同時に印鑑カードも新しいものにしたい場合は、印鑑・印鑑カード廃止届書を用いて印鑑及び印鑑カードを廃止したうえで、印鑑(改印)届書と印鑑カード交付申請を行うことになります。

 印鑑と印鑑カードを一緒に保管していたところ、同時に二つともなくしてしまった、という場合も、この手続きになります。



★必要な届出書類★

印鑑・印鑑カード廃止届書 + 印鑑(改印)届書 + 印鑑カード交付申請書



 なお、この場合に、改印の届出と印鑑カード交付申請だけをしてもNGです。上記のとおり、届出印を改印しても従前の印鑑カードは引き継がれるのが原則ですので、たとえ「印鑑カードを引き継がない」にチェックしても、従前の印鑑カードは自動的には廃止されず、新しい印鑑カードは交付されませんのでご注意ください。




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